Le blog de Stéphanie

I'm coming back this month with an article in English, focused on behaviors in a professional/working context.

In this period of the year where we may be encouraged to step back on last year’s performance and achievements, we may be asked to give written feedback to our peers and colleagues.

Is feedback always a gift?  Whilst we can agree that the goal is good, the way we do it can lead to unwanted consequences.

The intention we set and the how we do it is at the heart of it.

And I can think of situations where I wish I would have done it differently.

As key questions, we can ask ourselves before clicking on « send », I can think of the following:

1. Am I being concrete?

Do I bring facts or exemples and can I make concrete observations to confirm what comes as a « gut feeling »?  The advice here is to use vocabulary that focuses on the situation, achievements, actions, or behavior rather than making comments about the person’s self. The alternative is to use a humble approach and to put it in the form of a question as « food for thought ».

2. Is it really timely?

Whilst we have sometimes to live with some corporate processes, I have found myself deciding not to integrate some feedback, considering I should have given it at the right time ie. just after the situation occurred. Coming back 6 maths later with a comment can come as counterproductive.

I pause here with a point of reflexion. Why did I not give this feedback at the time? An easy answer could be: I had no time and went on with more urgent things. But an honest lessons learnt is that I did not dare. I did not make this move to pick up the phone and provide this timely feedback, as it requires a real effort, to chose the right words and also to be ready to answer to the person’s doubts and questions about it. And this point of reflexion helps me to consciously decide to do it more in the future.

3. Would I be comfortable in giving this feedback face to face?

Written feedback can be great, it keeps the history and enables to go back and read it. It can give a broader perspective to whoever reads it. However, I have seen some odd situations where some people write judgmental comments and it makes me wonder if they would have the courage to say it in real words. And this leads me to the next question.

4. What is my intention with this feedback?

We may live uncomfortable situations at work and be faced with behaviors that we don’t agree with. Putting this in words can be difficult but also very powerful. I have learnt so much about myself thanks to the powerful and constructive feedback I have received along the years. Both in the behaviors and in the approach I take to lead topics. However, this is only made possible if the intention is genuinely to be honest and to be helpful.

5. Is this person ready and eager to take this feedback?

Receiving feedback requires readiness and openness. The person receiving the feedback can decide to take and to integrate feedback -or not. And that’s part of the game. Taking responsibility is a key success factor in the process usefulness.

6. Am I prepared to take responsibility for this feedback? In other words I am throwing a hot potato and not willing the bear the consequences. And am I mentally and emotionally available to discuss it ? Would I be prepared to propose my support to this person if they want it?

At the risk of stating the obvious I think it can be useful to remind ourselves that expressing feedback in a 100% objective and constructive manner is close to mission impossible. We see and interpret the world with our own individual glasses and there is no such think as « one » reality. If you ask four different people about the same meeting and what was said, the chances are you will get four different and nuanced answers.

But let's keep trying....

Wising you all the best in your feedback processes!

#coaching#worktips#feedback#givingfeedback

Le quadrant d’Ofman permet de mettre des mots sur nos qualités fondamentales, et les pièges associés à ces qualités. Il encourage à une prise de recul sur l’impact potentiel de nos comportements sur les autres, ainsi que sur les comportements qui nous irritent chez les autres,  et dans lesquels nous ne souhaitons pas tomber. Il s'agit d'un outil simple et puissant au service de notre développement personnel.

Comment fonctionne le quadrant?

Le quadrant est avant tout un support à une discussion en posture de coach, qui passe pas l’écoute active, la bienveillance et l’utilisation de questions ouvertes. Vous pouvez également l'utiliser eu autonomie, à l'aide de l'exemple  ci-dessous.

Il s'agit d'abord d'identifier une qualité fondamentale. 

Ici par exemple,  la qualité est la modestie. 

Celle-ci en excès, peut amener, dans certaines situations à une attitude d’effacement. Le fait de l’identifier et de le mettre en mots est un élément positif, préalable à une évolution. Le piège n’est pas un défaut à combattre mais plutôt le « pendant » de la force. Des questions ouvertes peuvent amener à des prises de conscience en douceur. Dans quelles situations es tu amené à une conduite d’effacement? Face à quel type de comportement?

Cette période d'Halloween arrive à point nommé pour évoquer la peur.

"Suis-je à la hauteur? Vais-je pouvoir y arriver?  Qui ne s’est pas un jour posé ces questions.

Je trouve que la peur est une émotion difficile à admettre. Je n’arrive pas facilement à dire que j’ai peur. Je sais que la peur peut me faire transpirer, me donner mal au ventre et m’empêcher de penser clairement. J’arrive à dire que j’ai peur des serpents, mais moins facilement que j’ai peur de ne pas réussir dans mon prochain poste au travail ou que j’ai peur qu’il arrive quelque chose de grave à un de mes proches.

Pourtant la peur est universelle, au même titre que la joie ou la colère.

Elle était déjà présente il y a des millénaires quand les hommes chassaient le mammouth (enfin je ne suis pas sure qu’on chassait le mammouth mais vous voyez où je veux en venir), elle est également connue sous les termes de réponse combat-fuite  (flee or fight). La peur sert à réagir face à une menace. Elle nous alerte. C’est une émotion d’anticipation. Elle a donc son utilité, comme les autres émotions. C’est lorsque sont intensité et/ou sa durée nous submergent que cela peut devenir problématique.

Avez vous remarqué que la peur est souvent une émotion empêchée dans notre société?

Vous trouvez que vous focalisez parfois sur le négatif? Moi aussi.

Je me souviens encore d’un mauvaise note à l’école en CM2. J’ai mis un moment à m’en remettre et je vous l’écris, plus de 30 ans plus tard.

Il semble que ce mal soit généralisé. Ouf. Nous ne sommes pas seuls.

Notre cerveau a tendance à porter son attention sur le négatif. Une étude l'université de l'État d'Ohio publiée en 1998 le montrait déjà. Le biais de négativité est un processus cognitif (mode à travers lequel nous traitons l’information) qui nous sensibilise beaucoup plus aux événements négatifs qu’à ceux qui sont positifs.

Il existe des techniques pour dompter ce biais:  faire des activités qui nous font plaisir, exprimer de la gratitude, ramener du positif à sa conscience .

Alors quel est le lien avec le coaching ?

Nous ne savons pas toujours quelles sont les voies qui nous amènent nous sentir vivant(e)s, épanoui(e)s. Ces voies qui nous donnent de l’énergie, l’envie. Et en allant les chercher, en les mettant en mots, on avance dans le chemin de la compréhension de nous mêmes et donc vers l’épanouissement. En allant comprendre nos forces, nous nous armons un peu plus sur le chemin de la vie. 

Avez-vous déjà fait la liste de vos forces?

De quoi êtes vous le plus fier? Quelles sont les situations vécues ou vous vous êtes trouvés bons, heureux, efficaces? Il est parfois difficile de répondre à cette question. Il existe de nombreux tests sur le marché pour nous aider dans la démarche et je vous en donne un juste après.

Mais avant, un moyen très puissant est tout simplement d’aller demander à ses proches, son entourage, des personnes en qui vous avez confiance. Si vous leur demandez quelles sont vos qualités, que disent-ils de vous?

Le feed-back sera d’autant plus puissant s’il est complété par des éléments factuels.

Par exemple: « Je te trouve très empathique » , complété par « la semaine dernière, lorsque je t’ai fait part de mes difficultés avec mon collègue au travail, tu t’es montrée très l’écoute et à ta façon de reformuler ce que je disais, j’ai vu que tu cherchais vraiment à comprendre mon vécu.»

J’ai eu la chance de participer à un séminaire organisé par mon entreprise et animé par Florence Servan Schreiber. Elle a écrit plusieurs ouvrages, bien connus:  « 3 kifs par jour » et « Power Patate ». Elle parle de « capacités innées, de styles fluides et ingrédients qui font de nous une super-personne ». 

Elle revient sur l’intérêt d’identifier ses forces. Elle fait référence au chercheur Ryan Niemiec qui pose les questions très simples: « Peut-on atteindre ce que nous souhaitons sans nous servir de nos atouts? Peut-on espérer se sentir à sa place sans exprimer qui nous sommes réellement? Et indique que « utiliser nos forces de caractère nous engage dans ce que nous faisons, nous relie aux autres et nous permet de tirer du sens de ce que nous vivons. Exercer ses forces transforme la poursuite d’un objectif en possibilité de l’atteindre et convertit nos aspirations en réalité. »

Je dois d’abord vous dire que je suis un peu déconcertée par des définitions que je lis sur le dictionnaire. Je les trouve désuètes et peu élogieuses. Le Robert nous dit que l’émotion est un "État affectif intense, caractérisé par des troubles divers (pâleur, accélération du pouls, etc.)" et le Larousse que c’est un "Trouble subit, agitation passagère causés par un sentiment vif de peur, de surprise, de joie, etc." 

C’est un peu négatif non?  Et si on commençait à voir une émotion comme une force, comme un signal qui nous pousse à agir?

Le mot émotion vient de émouvoir, d'après l'ancien français motion, mouvement et de la racine latine emovere signifiant « mettre en mouvement ». Cela aurait déjà du nous mettre la puce à l’oreille, bien avant que Daniel Goleman, docteur en psychologie, étudie l’intelligence émotionnelle dans les années 90 et le partage avec la planète dans un livre best seller.

Je préfère la définition du site académique perscol.fr selon lequel " L’émotion est une expérience physique et psychique que vit un individu en réaction à des situations environnementales externes ou internes."

Quelles sont les émotions?

Selon les travaux de Paul Ekman, il existe 6 émotions de base universelles. Ce sont des émotions dont les expressions faciales sont reconnues à travers toutes les cultures. Ce sont des émotions que l’on observe chez tous les humains.

•  La joie
•  La tristesse
• La colère
• La peur
• Le dégout
• La surprise

On parle d'émotions agréables et d'émotions désagréables.

L’émotion est un signal et vient exprimer un besoin.

Les émotions nous renseignent sur nos besoins.

Exemple d’émotion agréable et besoins associés:

• Émotion : Je suis heureux.
• Situation : Parce que je fête mon anniversaire avec des amis.
• Besoins : Appartenance, partage, …

 Exemple d’émotion désagréable et besoins associés:

• Émotion : Je suis en colère.
• Situation : mon collègue vient de me faire un reproche sur un travail.
• Besoins : reconnaissance, valorisation, respect, …

Il est parfois difficile de trouver les bons mots, de verbaliser nos émotions

Suis-je énervé? Frustré? La roue des émotions est un outil qui vient aider à poser des mots, à enrichir notre vocabulaire des émotions. En voici un exemple (Ref. Harmonie Académie)